Dzięki koronawirus pandemia zamykając biura na całym świecie, niezliczone firmy i osoby prywatne na nowo wyobrażają sobie, jak wygląda dzień pracy. Jednak zmiany te wykraczają daleko poza zamianę ubrań biurowych na pot - dla wielu osób oznacza to również nagły przypływ wideokonferencji.
Ale z wieloma ludźmi przy użyciu Zoom i innych platform wideokonferencyjnych po raz pierwszy po prostu zalogowanie się na spotkanie i pełne wykorzystanie tych wideokonferencji może oznaczać dwie bardzo różne rzeczy. Z pomocą ekspertów opracowaliśmy ostateczne zalecenia i zalecenia, które pomogą Ci sprawić, że każda wideokonferencja będzie przebiegać bezproblemowo.
Zrobić: Utrzymuj porządek za sobą.
Shutterstock / fizkes
Jeśli nie chciałbyś zaprosić współpracowników do swojego biura bez uprzedniego oczyszczenia go, nie zapraszaj ich do tego biura Twoje domowe biuro kiedy jest mniej niż schludny.
„Chcesz, aby koledzy postrzegali Twoje domowe biuro jako schludne i zorganizowane” - mówi Kristen Southall Watts , Autor Dzień pracy solo . Oprócz sprzątanie twojej przestrzeni Watts zaleca unikanie bezpośredniego kontaktu wzrokowego z drzwiami i przestawienie „biura” tak, aby członkowie rodziny, którzy zaglądają do środka, nie stali się częścią spotkania ”.
Nie: Umieść komputer poniżej twarzy.
Shutterstock
Utrzymywanie dobrego kontaktu wzrokowego jest niezbędne podczas spotkań, niezależnie od tego, czy masz je osobiście, czy online, więc upewnij się, że kamera jest odpowiednio ustawiona.
„Każdy ma kąty, które wyglądają na nich dobrze, ale nikt nie patrzy z ziemi w górę” - mówi Flynn Zaiger , Prezes kreatywnej agencji marketingu cyfrowego Optymizm online . Zamiast tego Zaiger zaleca podniesienie komputera tak, aby znajdował się nieco powyżej poziomu oczu, aby inni mogli Cię zobaczyć i spraw, by wyglądał jak najlepiej .
Zrobić: Wyłącz powiadomienia.
Shutterstock / Alexey Boldin
urodzony 11 listopada
Powiadomienia przychodzące na Twoje urządzenia nie tylko Cię rozpraszają - one również rozpraszają wszystkich uczestników Twojej rozmowy wideo.
„Nie musisz być powiadamiany o każdym nagłówku wiadomości lub nowo przesłanym filmie w momencie ich wystąpienia, szczególnie nie podczas wyznaczonych bloków roboczych” - mówi Watts, który zauważa, że „za każdym razem, gdy rzucasz okiem na swoje kanały w mediach społecznościowych, tracisz dużo produktywnego czasu ”.
Nie: Poczekaj do ostatniej minuty, aby rozwiązać problemy techniczne.
Shutterstock / CLS Digital Arts
Jeśli chcesz, aby spotkanie przebiegało bezproblemowo, upewnij się, że przetestowałeś swoje oprogramowanie - w tym ustawienia wideo i audio - przed rozpoczęciem rozmowy.
„Rozpoczęcie spotkania, a następnie uświadomienie sobie, że dźwięk jest przerywany lub obraz jest zepsuty, powoduje opóźnienia” - mówi Reuben Yonatan , Dyrektor generalny GetVoIP , który ostrzega, że może to nawet kosztować Cię biznes, jeśli klienci postrzegają Cię jako nieefektywnego. Aby upewnić się, że wszystko jest w porządku, Yonatan zaleca najpierw przeprowadzenie próbnego biegu z przyjacielem, który może przekazać Ci opinię.
Zrobić: Zredukuj przestoje między rozmowami.
Shutterstock / Roman Samborskyi
Nawet jeśli masz spotkania po kolei, zaledwie kilka minut przestoju między nimi może mieć decydujący wpływ na skuteczność każdego z nich.
„Po rozmowach telefonicznych i konferencjach będziesz potrzebować kilku minut, aby odrzucić kolejne e-maile lub SMS-y, uporządkować notatki zrobione podczas spotkania i zmienić mentalnie biegi do następnego zadania” - mówi Watts, zauważając, że brak czas przygotowania między rozmowami może zwiększyć ryzyko rozproszenia uwagi.
Nie: Mów za szybko.
Shutterstock / fizkes
Nie pozwól, aby Twoja zwykła przemowa, trwająca milę na minutę, utrudniała współpracownikom zrozumienie kwestii, do której próbujesz dotrzeć.
„Nie mów zbyt szybko, aby ci, którzy słuchają (i patrzą) mieli problem ze zrozumieniem” - mówi Deborah Sweeney , Dyrektor generalny MyCorporation . Jeśli chcesz zrobić sobie przerwę, Sweeney zaleca uśmiechanie się do kamery zamiast używania dodatkowych słów, takich jak „um” lub „uh”, co może sprawić, że będziesz wyglądać na nieprzygotowanego.
Zrobić: Zwróć uwagę na mowę ciała innych osób.
Shutterstock / Focus and Blur
Zbyt wiele osób na raz może przemienić się w niezrozumiałą kakofonię. Jeśli chcesz uniknąć nakładania się wypowiedzi, pamiętaj, aby czytać instrukcje uczestników spotkania mowa ciała aby uzyskać wskazówki, kiedy można bezpiecznie rozmawiać.
„Typowe znaki, na które należy zwrócić uwagę, to kiwanie głową lub otwieranie ust” - mówi Julian Jost , CEO i współzałożyciel Baza kosmiczna .
Nie: Nie otwieraj niepotrzebnych kart.
Shutterstock / Friends Stock
Jeśli chcesz skupić swój umysł na wykonywanym zadaniu - i uniknąć potencjalnego zakłopotania - upewnij się, że wszystkie niepotrzebne karty są zamknięte lub zminimalizowane podczas spotkania.
„Nie chcesz dać się zaskoczyć, gdy ktoś zapyta:„ Czy możesz udostępnić swój ekran i pokazać nam? ”” - mówi Shayne Sherman , Dyrektor generalny TechLoris , który zauważa, że otwarcie zbyt wielu kart naraz może nawet wpłynąć na jakość połączenia.
Zrobić: Użyj słuchawek.
Shutterstock / fizkes
Twoi współpracownicy chcą Cię słuchać - nie odgłosów bawiących się dzieci, szczekania psa czy przejeżdżającej karetki.
„Większość mikrofonów do laptopów jest naprawdę kiepskich i wychwytuje każdy najmniejszy hałas” - mówi Julie Bee , prezydent BeeSmart Social Media . „Słuchawki douszne i słuchawki ograniczają hałas otoczenia do minimum i wychwytują to, co mówisz”.
Nie: Czytanie.
Shutterstock / Pressmaster
Jeśli chcesz, aby uczestnicy spotkania pozostawali zaangażowani, spróbuj nawiązać dialog zamiast wygłaszać przemówienie.
„W dzisiejszych czasach nasza uwaga jest jeszcze krótsza, więc zamiast siedzieć przed komputerem i rozmawiać z rozmówcami, angażuj ludzi w rozmowę”, radzi Bee, która mówi, że ten nawyk również sprawia, że ludzie są zaangażowani i uważni podczas rozmowy. .
Zrobić: Użyj przycisków wyciszania i wyłączania wideo.
Shutterstock / Sarach Naetimaetee
Nie musisz mieć włączonego mikrofonu ani kamery przez całe spotkanie, jeśli nie zostałeś o to specjalnie poproszony.
„Jeśli nic nie mówisz, wycisz się. Jeśli musisz dużo się poruszać lub wstać i odpocząć od spotkania… ukryj wideo i wycisz się ”- sugeruje Bee.
Nie: Polegaj wyłącznie na Wi-Fi.
Shutterstock / Olivier Le Moal
wszystkie imiona świętego mikołaja
Posiadanie planu awaryjnego na wypadek awarii Wi-Fi oznacza, że nie przegapisz żadnego ważnego szczegółu.
„Nic nie przebije solidnej jak skała wydajności sieciowej starego kabla ethernetowego” - mówi Jovan Milenkovic , współzałożyciel CommandTech . Chociaż wiele laptopów nie ma już portów Ethernet, Milenovic zauważa, że adaptery CAT5 na USB są niedrogie i łatwo dostępne, aby umożliwić ich podłączenie.
Zrobić: Skonfiguruj automatyczne nagrywanie.
Shutterstock / Olivier Le Moal
Zamiast gorączkowo robić notatki podczas spotkania, skonfiguruj automatyczne nagrywanie, aby móc cieszyć się dosłownym zapisem wszystkiego, co wydarzyło się później.
„Zoom umożliwia automatyczne nagrywanie rozmów, co może być nieocenione przy nagrywaniu opinii klientów lub zespołu na temat projektu” - mówi Dusti Arab , strateg biznesowy z The Reinvention Co. .
Nie: Pozostaw uruchomione inne urządzenia z dostępem do Internetu.
Shutterstock / David Herraez Calzada
Wyłączenie innych urządzeń z dostępem do Internetu w całym domu przed rozpoczęciem spotkania może pomóc ograniczyć opóźnienia w połączeniu i zapewnić płynne prowadzenie wideokonferencji.
„Nawet najlepszy pakiet internetowy nie zagwarantuje, że Twój domowy internet wytrzyma długie spotkania biznesowe podczas wideokonferencji” - mówi Milenkovic, który zaleca, aby w miarę możliwości prosić współlokatorów i członków rodziny o wstrzymanie grania i pobierania plików na czas spotkania.
Zrobić: Użyj funkcji czatu.
Shutterstock / Rawpixel.com
Jest proste rozwiązanie, jeśli nie chcesz, aby wszyscy rozmawiali ze sobą, gdy nadchodzi pora pytań i odpowiedzi pod koniec spotkania.
„Użyj funkcji czatu, aby najpierw stwierdzić, że masz pytanie lub stwierdzenie, zamiast po prostu je wyrzucić” - sugeruje Matthew Ross , współzałożyciel i dyrektor operacyjny The Slumber Yard .
Nie: Noś swoje dresy.
Shutterstock / fizkes
Traktuj swoich wirtualnych współpracowników z takim samym szacunkiem, z jakim traktujesz ich osobiście, i upewnij się, że dobrze wyglądasz podczas spotkania.
„Staraj się unikać wszystkiego, co jest zbyt jasne i ze zbyt wieloma wzorami” - sugeruje Kyle Turk , Wiceprezes ds. Marketingu w Wyszukiwanie Keynote . Turk dodaje, że nawet jeśli myślisz, że Twoi współpracownicy będą Cię widzieć tylko od ramion w górę, noszenie spodni odpowiednich do pracy jest zawsze dobrym pomysłem na wypadek, gdybyś musiał wstać lub się poruszyć.
Zrobić: Przygotuj plan awaryjny.
Obrazy Shutterstock / Monkey Business
Miej pod ręką wszystkie informacje potrzebne do zalogowania się na spotkanie, a jeśli połączenie będzie opóźnione, nic Ci nie umknie.
„Upewnij się, że masz numer telefonu lub plan awaryjny na wypadek, gdyby nie udało się połączyć online zgodnie z planem” - sugeruje Paige Arnof-Fenn , założyciel i dyrektor generalny globalnej firmy zajmującej się marketingiem strategicznym Mavens & Moguls .
Nie: Użyj swojej klawiatury.
Shutterstock / Jacob Lund
Jeśli chcesz robić notatki podczas spotkania, miej pod ręką notatnik zamiast stukać w klawiaturę.
„Niezależnie od tego, czy robisz notatki, czy odpowiadasz na e-maile czy czaty zespołowe, dźwięk pisania jest rozpraszający” - mówi Mark Strassman , Starszy wiceprezes i dyrektor generalny UCC pod adresem LogMeIn . Jeśli ręczne pisanie notatek nie wydaje się odpowiednią alternatywą, Strassman sugeruje skorzystanie z wbudowanej usługi transkrypcji dostępnej na większości platform wideokonferencyjnych.
Zrobić: Włącz klawisze skrótów.
Shutterstock / Clear
Zamiast szukać przycisku dostępu do mikrofonu, włącz klawisze skrótów przed spotkaniem, aby w razie potrzeby łatwo dzwonić.
„Włączenie funkcji„ naciśnij i mów ”zapewni, że nie jesteś przyczyną białego szumu, echa i szumu tła w środowisku rozmów grupowych” - mówi Keenan Beavis , założyciel Longhouse Media , który zauważa, że ta funkcja jest dostępna na platformach takich jak Zoom, Skype i Discord.
Nie: Zapomnij o wylogowaniu się.
Shutterstock / shurkin_son
Zanim ponownie zmienisz się w dresy, będziesz chciał zrobić jeden decydujący ostatni krok: zakończyć rozmowę.
„[Nie] opuść czujność, zanim się wylogujesz - mikrofon / głośnik może nadal działać!” ostrzega Arnof-Fenn.
