Jeśli chodzi o pocztę e-mail, możesz pomyśleć, że wiesz wszystko, co musisz wiedzieć. W końcu większość z nas wysyła i odbiera średnio 121 e-maili na dzień , według firmy zajmującej się badaniami rynku technologii Grupa Radicati . Ale nawet jeśli prawdopodobnie spędzasz znaczną część każdego dnia, pracując nad skrzynką odbiorczą, nadal prawdopodobnie możesz się czegoś nauczyć. W rzeczywistości istnieje mnóstwo zasad etykiety e-mailowej, które regularnie wymykają się Tobie i wielu innym osobom z Twojej listy kontaktów. Chcesz mieć pewność, że zachowujesz się uprzejmie elektronicznie? Oto 17 złotych zasad wysyłania e-maili, których prawdopodobnie nie znasz, ale musisz je znać.
1 Odpowiadaj natychmiast po otrzymaniu e-maila, nawet jeśli potrzebujesz więcej czasu.
Shutterstock
Nikt nie docenia odpowiedzi na wiadomość e-mail kilka tygodni po jej wysłaniu. W rzeczywistości badanie przeprowadzone w 2018 roku przez firmę konsultingową Toister Performance Solutions ujawnił, że 41 procent ludzi spodziewało się odpowiedzi e-mailowej od swoich współpracowników w mniej niż godzinę. (Już teraz zacznij sporządzać notatki z przeprosinami do działu księgowości!)
Oczywiście niektóre odpowiedzi na e-maile wzywają Cię do przeanalizowania swoich myśli i przygotowania przemyślanej wiadomości. W takich przypadkach rozwiązanie jest proste: odpowiedz w ciągu kilku minut, aby nadawca wiedział, że otrzymałeś jego wiadomość, ale potrzebujesz trochę więcej czasu na uporządkowanie sprawy. W ten sposób wiedzą, że wziąłeś pod uwagę ich e-mail i po prostu ich nie ignorują.
2 Używaj opcji „Odpowiedz wszystkim” z rozwagą.
Shutterstock
Istnieje zasadnicza różnica między opcjami „Odpowiedz” i „Odpowiedz wszystkim”. A jednak wielu użytkowników poczty e-mail niestety nie zdaje sobie z tego sprawy. Jeśli jesteś jednym z nich, wiedz, że wybierając drugą opcję, każdy odbiorca, który otrzymał wiadomość zwrotną w oryginalnej wiadomości, otrzyma twoją odpowiedź - i najczęściej nie musisz zalewać skrzynek odbiorczych wszystkich.
Te niepotrzebne masowe wiadomości są taką plagą, że istnieje potoczny termin na ich opisanie: Odpowiedz Allpocalypse ”. Więc następnym razem, gdy będziesz odpowiadać na masową wiadomość e-mail, zastanów się, kto naprawdę powinien przeczytać Twoją odpowiedź: cała firma czy tylko pierwotny nadawca?
3 Jeśli chcesz uzyskać od kogoś odpowiedź, nie umieszczaj jej w CC.
Shutterstock / Jacob Lund
Kiedy wysyłasz do kogoś wiadomość e-mail z wiadomością CC - co oznacza, że „kopiujesz ją” - zazwyczaj oznacza to, że chcesz, aby ta osoba była włączona do rozmowy, ale niekoniecznie szukasz od niej odpowiedzi. I jako profesjonalista szkoleniowy Dannielle Walz ostrzega, niewłaściwe użycie opcji CC może prowadzić do problemów z komunikacją.
„Umieszczając współpracowników w wielu wiadomościach e-mail, mogą przestać postrzegać Twoje e-maile jako ważne i mogą umieszczać je bezpośrednio w„ folderze referencyjnym ”lub„ czytaj później ”- napisała w LinkedIn Poczta. „Może to prowadzić do utraty ważnych informacji w przyszłości”.
Jeśli więc oczekujesz od kogoś odpowiedzi, wpisz jego adres e-mail w polu „Do” i oszczędnie korzystaj z funkcji „DW”.
4 Dowiedz się, kiedy i kiedy nie używać BCC.
Shutterstock
Pole BCC jest jeszcze bardziej skomplikowane, nieustannie omijając nawet najbardziej doświadczonych użytkowników poczty e-mail. Ale załóżmy to: BCC oznacza „ukrytą kopię”, więc chociaż jest podobny do CC -ing, BCC -ing nie wyświetla e-maili tej osoby innym odbiorcom, co oznacza, że nikt inny w łańcuchu nie zobaczy, że Ty włączył je.
Kiedy więc można używać BCC? Hillel Full z Inc. magazyn mówi, że jest to przeznaczone wyłącznie dla masowych e-maili lub gdy ktoś przedstawia Cię przez e-mail innej osobie.
„W każdym innym przypadku, kiedy wysyłasz e-maila do kogoś i BCC do kogoś innego, jesteś nieuczciwy - czy ci się to podoba, czy nie” - zauważa Fuld. „Wysyłasz e-maila do osoby X i bez jej wiedzy pozwalasz osobie Y podsłuchiwać twoją rozmowę. Osoba X nie ma pojęcia, że ktoś inny czyta tę wiadomość, podczas gdy w rzeczywistości potajemnie wysłałeś ją również komuś innemu ”.
5 Oszczędnie używaj wykrzykników.
Shutterstock
Łatwo jest umieścić wykrzyknik w swoich e-mailach tu i tam, ale staraj się nie tworzyć nawyk tego. Chociaż w przeszłości były używane do wskazywania podekscytowania, w wiadomościach e-mail wykrzykniki można łatwo pomylić z fałszywością lub pasywną agresywnością.
śni o wilku
„Użycie niepotrzebnego wykrzyknika w [e-mailu] może łatwo zniszczyć podstawowe znaczenie tekstu”, Anna Verasai wyjaśnia dalej HR Digest . „Używaj go tylko wtedy, gdy chcesz podkreślić coś ważnego. Pomyśl, jak czytelnik może zinterpretować wiadomość, kiedy ją przeczyta ”.
6 Bądź ostrożny w używaniu humoru.
Shutterstock
Każdy kocha dobry żart od czasu do czasu, ale ponieważ ton może zostać źle zinterpretowany, gdy nie odpowiada osobiście, najlepiej nie żartować w swoich e-mailach. „Zarezerwuj humor na telefon lub osobiście”, profesor pisania biznesowego, David Silverman , napisał w Harvard Business Review . W ten sposób, gdy zapanuje oszołomiona cisza na drugim końcu kolejki lub po drugiej stronie stołu konferencyjnego, mógłbym powiedzieć: `` Myślę, że możesz nie zdawać sobie sprawy, jak śmiesznie się uważam za siebie, a biorąc pod uwagę to, wierzę, że teraz przestanę. ''
Ale poważnie: kluczowe badanie z 2005 roku opublikowane w Journal of Personality and Social Psychology ujawniło, że podczas gdy nadawcy przewidywali, że ich odbiorcy mogą dokładnie rozszyfrować ich ton w 80% przypadków, odbiorcy byli w stanie dokładnie odczytać ton tylko w 56% przypadków.
7 Pomiń slang.
Shutterstock
Wraz z rozwojem komunikatorów internetowych skrócone formy domeny język angielski stały się szerzej używane - jak „u” dla „ciebie” lub „chcę” zamiast „chcę”. Ale tak jak humor nie zawsze trzyma się e-maili, gwara jest podobnym zakazem. Według jednego OnePoll sondażu 37 procent osób uważało, że używanie slangu w miejscu pracy jest niedopuszczalne, a 55 procent stwierdziło, że pomiń „lol”, jeśli chodzi o wysyłanie e-maili do szefa.
8 Zwróć uwagę na temat.
Shutterstock
Tematy są proste, ale konieczne. A ponieważ większość e-maili jest czytanych dalej urządzenia mobilne —55 procent, według firmy dostarczającej e-maile Ścieżka powrotna - ważne jest, aby ich przygwoździć. Najlepsze są krótkie, zwięzłe i bezpośrednie tematy. Cel twojego e-maila powinien być jasno określony i powinieneś ograniczyć go do pięciu lub mniej słów, ponieważ urządzenia mobilne ucinają potem jakiekolwiek słowa.
9 Dołącz podpis.
Shutterstock
Czy kiedykolwiek dostałeś od kogoś wiadomość e-mail i zastanawiałeś się: „Kto to jest? od ? Chociaż adres nadawcy może dać ci kilka wskazówek, kim on jest, czasami to nie wystarczy. Podpis na końcu wiadomości e-mail może natychmiast poinformować odbiorcę o tym, kim jesteś, co robisz i jak może się z Tobą skontaktować.
Ludzie z agencji marketingu zintegrowanego Twórczy powiedz, że posiadanie pola z podpisem w e-mailu jest „jak wręczanie osobie wizytówki za każdym razem, gdy wysyłasz wiadomość e-mail”. Jeśli jeszcze go nie masz, dodaj podpis zawierający imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu, adres e-mail, witrynę internetową i logo firmy.
10 Pamiętaj o POCAŁUNKU (pisz krótko i prosto).
Shutterstock
Metoda KISS jest czymś, czego większość z nas uczyła się w szkole podstawowej, ale to nie znaczy, że jest ona mniej potrzebna w późniejszym życiu. Bumerang , aplikacja zwiększająca wydajność poczty e-mail, zbadała kluczowe metody uzyskiwania większej liczby odpowiedzi na e-maile. Ich największe jedzenie na wynos? Najlepiej pisać jakbyś miał osiem lat.
Ich badania wykazały, że e-maile napisane na poziomie czytania w trzeciej klasie miały o 36% większe szanse na otrzymanie odpowiedzi niż wiadomości napisane na poziomie czytania w college'u.
11 Zwróć uwagę na załączniki.
Shutterstock
Załączniki są czasami niezbędną częścią procesu wysyłania wiadomości e-mail, ale powinieneś dobrze wiedzieć, jak z nich korzystać, zanim dołączysz je porzucając. W długich łańcuchach e-maili czasami mogą pozostać niezauważone lub przeoczone, a nieoczekiwane załączniki są również nieotwarte, ponieważ odbiorcy obawiają się elektronicznych wirusów.
Najlepszym rozwiązaniem jest wywołanie załączników w treści wiadomości e-mail. Grammarly mówi, że najlepszym sposobem powiadomienia odbiorcy o załącznikach jest dołączenie na końcu wiadomości e-mail z informacją w rodzaju „Załączam [element]” lub „Więcej informacji można znaleźć w załączonym [element] ”.
12 Standaryzuj czcionkę.
Shutterstock
Podczas gdy zabawa stylami i kolorami czcionek może być zabawna, w profesjonalnym świecie nie ma miejsca na jasnoróżowe Comic Sans. Jak się okazuje, użycie czcionek jest niezwykle ważne, jeśli chodzi o komunikację cyfrową Colin Wheildon , Autor Typ i układ: czy komunikujesz się, czy po prostu tworzysz ładne kształty? „Można zdmuchnąć trzy czwarte naszych czytelników po prostu wybierając niewłaściwy typ” - powiedział Amerykańscy pisarze i artyści .
Więc jakich czcionek powinieneś się trzymać, jeśli chodzi o e-maile? MageMail zaleca Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS lub Arial.
13 Sprawdź wszystko.
Shutterstock
Pisząc e-mail, są szanse, że mimo wszystko popełnisz błąd, jesteś tylko człowiekiem. Jednak błędy często nie są przeszłością, jeśli chodzi o służbowe wiadomości e-mail. W Ankieta gramatyczna z prawie 2000 respondentów, 67 procent stwierdziło, że tak nie dobrze jest popełniać literówki w wiadomościach e-mail, podczas gdy tylko 6 procent uważało, że to akceptowalny błąd.
14 Wprowadź adres e-mail jako ostatni.
Shutterstock
rzeczy, które kobiety robią, co mężczyźni kochają
Najłatwiejszy sposób, aby upewnić się, że nie wyślesz wiadomości e-mail, zanim będzie gotowa lub zanim zostanie usunięta z jakichkolwiek literówek? Poczekaj, aż wszystko będzie w idealnym stanie, zanim wpiszesz adres e-mail odbiorcy. Jak wiesz, robienie błędy e-mailowe jest jednym z najłatwiejszych do zrobienia złego wrażenia.
„Nie chodzi tylko o profesjonalizm”, Karen Kessler , powiedział prezes Evergreen Partners Forbes . „Stawką jest reputacja pracownika i firmy czy organizacji. Widzieliśmy, że złe decyzje dotyczące e-maili prowadzą do negatywnych konsekwencji dla pracownika - zwolnienia - a także dla organizacji - do sporów sądowych ”.
15 I potrójnie sprawdź imię i nazwisko odbiorcy.
Shutterstock
Jednym wielkim błędem, którego powinieneś unikać, jest błędna pisownia imienia i nazwiska odbiorcy, więc upewnij się, że sprawdziłeś trzykrotnie przed wysłaniem. Wielu ludzi zobacz akt z błąd ortograficzny imię tak leniwe i nierozważne, szczególnie kiedy w adresie e-mail jest poprawna pisownia. Co powinieneś zrobić, jeśli przypadkowo popełnisz ten błąd? Kathryn Shanley , właściciel My Red Pen Editing, mówi natychmiastowe przeprosiny są kluczem do zachowania Twojej wiarygodności.
16 W przypadku działalności zawodowej użyj profesjonalnego adresu e-mail.
Shutterstock
Chociaż osobisty adres e-mail jest odpowiedni do korespondencji z przyjaciółmi lub rodziną, nie używaj go do profesjonalnej sfery biznesowej. Jest to szczególnie ważne w przypadku konsument-sprzedawca sytuacja. A 2016 Idź Tato ankieta przeprowadzona wśród 1000 Amerykanów wykazała, że 75 procent uważa, że posiadanie profesjonalnego adresu e-mail jest ważnym czynnikiem zaufania do firmy internetowej, a 33 procent wątpi w legalność sprzedawcy, gdyby używał osobistego adresu e-mail.
„Nigdy nie zapomnisz pierwszego wrażenia, czy to w prawdziwym życiu, czy w Internecie” - powiedział dyrektor ds. Produktu w GoDaddy, Steven Aldrich , powiedział w komunikat . „Często pierwsza bezpośrednia interakcja z klientem odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej, dlatego profesjonalny wygląd w tym kontekście jest niezwykle ważny”.
17 Pamiętaj, że wszystkim można się podzielić.
Shutterstock
Niezależnie od tego, czy jest to przekazywanie dalej, przesyłanie wiadomości typu BCC, czy po prostu pokazanie komuś telefonu w twarz, ważne jest, aby pamiętać, że wszystko, co napiszesz w wiadomości e-mail, może zobaczyć ktoś inny niż zamierzony odbiorca. Dlatego cała Twoja komunikacja elektroniczna powinna być profesjonalna i wolna od ryzyka. W końcu e-maile mogą być dopuszczalne w sądzie , więc najlepiej nigdy nie wysyłać niczego, co mogłoby zostać użyte przeciwko tobie później. Więcej sposobów na poprawę życia zawodowego znajdziesz w 25 genialnych sztuczek do mądrzejszej i nie cięższej pracy .
Aby odkryć więcej niesamowitych sekretów, jak żyć jak najlepiej, Kliknij tutaj aby śledzić nas na Instagramie!
