Nasz świat i komunikacja są coraz bardziej cyfrowe, a e-mail jest jednym z najpowszechniejszych środki przesyłania wiadomości . To powiedziawszy, niektórzy z nas nie opanowali dokładnie tego medium — nadal zbyt łatwo jest nadepnąć na palce, nie zdając sobie sprawy, że w ogóle spowodowaliśmy obrazę. Dlatego też, jeśli kiedykolwiek zdarzyło Ci się, że wymiana e-maili nie powiodła się, być może nadszedł czas, aby podsumować swoje nawyki związane z wysyłaniem e-maili. Skontaktowaliśmy się z ekspertami ds. etykiety, aby dowiedzieć się, jakie rodzaje „grzecznych” e-maili najprawdopodobniej mogą urazić. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, czy popełniasz te osiem typowych błędów.
POWIĄZANY: Eksperci ds. etykiety mówią: 7 „grzecznych” nawyków dawania napiwków, które w rzeczywistości są obraźliwe .
1 Krytyczna informacja zwrotna
Jeśli częścią Twojej pracy jest przekazywanie innym informacji zwrotnych, najprostsze i najmilsze może wydawać się przesłanie swoich przemyśleń w wiadomości e-mail. Jednakże, Jodi RR Smith , założyciel Doradztwo w zakresie etykiety manier , twierdzi, że jest to w rzeczywistości poważne przeoczenie.
biały szczur we śnie
„Istnieją trzy główne elementy naszej komunikacji interpersonalnej. Są język ciała , ton głosu i słowa, których używamy. Im bardziej subiektywny jest przekaz, tym bardziej chcemy mieć pewność, że wykorzystamy wszystkie trzy” – mówi Najlepsze życie.
Dlatego też wszelkie krytyczne uwagi należy przekazywać w formie osobistej rozmowy, nawet jeśli sprawia to wrażenie bardziej osobistego. „Dzięki temu nadawca może mieć pewność, że wiadomość zostanie odebrana, a odbiorca może zadać wyjaśniające pytania” – zauważa.
POWIĄZANY: Eksperci ds. etykiety mówią: 8 razy, kiedy musisz przestać przepraszać .
2 „Tylko podążam dalej” za wcześnie
Odpowiedź na wiadomość e-mail, na którą nie otrzymano jeszcze odpowiedzi, może wydawać się grzeczna, ale Jules Hirst , założyciel Doradztwo w zakresie etykiety , mówi, że jeśli zrobisz to za wcześnie, zdecydowanie narażasz się na urazę.
„Kontynuacja jest ważna, ale jeśli zostanie podjęta zbyt wcześnie, odbiorca poczuje się pośpieszony lub poczuje, że brakuje mu zaufania – a jedno i drugie jest obraźliwe” – wyjaśnia.
3 Wieczorne wiadomości
Jeśli wysyłasz służbową wiadomość e-mail, najlepiej robić to w godzinach pracy. To sygnalizuje odbiorcy, że nie oczekujesz, że odpowie Ci, gdy będzie nieobecny.
Hirst twierdzi jednak, że zasada ta powinna mieć zastosowanie także bardziej ogólnie. Jeśli dana osoba nie czeka na Twoją odpowiedź lub e-mail jest wrażliwy na czas, powinieneś całkowicie unikać wysyłania e-maili późno w nocy, mówi.
„Powinieneś mieć określony czas na wysyłanie e-maili, aby nie przeszkadzać ludziom późno w nocy” – sugeruje. „Niektóre osoby mają włączone powiadomienia i będą „zablokowane” za każdym razem, gdy wyślesz e-mail. Zaplanuj wysłanie e-maili tak, aby zostały wysłane następnego ranka, aby nikogo nie urazić”.
POWIĄZANY: Eksperci ds. etykiety mówią: 6 pytań, których nigdy nie powinieneś zadawać na przyjęciu .
4 Rozmawiam z szefem
Strategiczne kopiowanie szefa lub współpracownika w wiadomości e-mail, aby przechylić szalę zwycięstwa na swoją korzyść, jest jednym z najbardziej rażących wykroczeń dotyczących służbowych wiadomości e-mail. Możesz jednak nie zdawać sobie sprawy, że sprawiasz wrażenie wyrachowanego, jeśli po prostu zamierzasz uwzględnić wszystkie istotne strony. ae0fcc31ae342fd3a1346ebb1f342fcb
„Jeśli ktoś nie odpowiada na Twoje e-maile, obraźliwe jest wysyłanie kolejnej prośby i CC: szef tej osoby, próbując nakłonić ją do zrobienia tego, czego chcesz. Nikt nie lubi plotek. Jeśli nie możesz załatwić sprawy przez e-mail, odbierz zadzwoń i spróbuj rozwiązać problem w ten sposób” – radzi Hirst.
porady dotyczące makijażu oczu dla osób powyżej 50
POWIĄZANY: 10 „grzecznych” komplementów, które mówisz, a które w rzeczywistości są obraźliwe .
5 „Nie jestem pewien, czy widziałeś mój ostatni e-mail…”
Możesz pomyśleć, że rozpoczęcie takiej wiadomości e-mail pozwala odbiorcy uniknąć konsekwencji braku odpowiedzi, ale w rzeczywistości na pierwszy plan wysuwa się jego błąd.
„Złożenie takiego oświadczenia oznacza, że odbiorca zaniedbuje swoją pracę, nie odpowiadając na Twoje e-maile” – mówi Hirst. „Nie zakładaj, że siedzą i nic nie robią. Może są ważniejsze sprawy w zasięgu ręki”.
6 Wszystko z potwierdzeniem przeczytania
Potwierdzenia przeczytania pozwalają nadawcy dowiedzieć się, czy wiadomość e-mail została otwarta, ale Hirst odradza korzystanie z tego narzędzia do śledzenia: „Nie ma nic bardziej obraźliwego niż otwarcie wiadomości e-mail z informacją, że nadawca zażądał potwierdzenia przeczytania. Nikt nie lubi być monitorowany ani czuć się jakby im nie ufano.”
Aby uzyskać więcej wskazówek dotyczących etykiety przesłanych bezpośrednio na Twoją skrzynkę odbiorczą, zapisz się na nasz codzienny newsletter .
Lauren Gray Lauren Gray jest pisarką, redaktorką i konsultantką mieszkającą w Nowym Jorku. Czytać więcej
