Sześć przecinek trzy. Tyle godzin, zgodnie z niedawnym badaniem zleconym przez giganta technologicznego Adobe, Amerykanie spędzają średnio każdego dnia odpowiadając na e-maile. Innymi słowy: wydajesz całość trzeci z twojego życia na jawie przyklejone do skrzynki odbiorczej, odpowiadając na wątki wiadomości, które, szczerze mówiąc, można było wymieszać w ciągu pięciominutowego czatu IRL. Coś musi dać.
Na szczęście zdobycie czegoś do podarowania jest w wielu przypadkach tak proste, jak naciśnięcie przycisku. Wdrażając serię wypróbowanych i prawdziwych taktyk, możesz zredukować godziny spędzane na e-mailach do zera. Pomyśl tylko: ile czasu byś zaoszczędził, gdybyś nigdy nie musiał ponownie ręcznie pobierać załącznika? A co by było, gdybyś mógł wyciągnąć pospiesznie wysłaną wiadomość e-mail z powrotem z eteru, oszczędzając czas (i panikę!) Spędzony na pisaniu e-maila „Przepraszam, nie chciałem tego wysłać”?
Tak, całe to internetowe jujitsu jest możliwe. Zebraliśmy poniżej 17 najlepszych hacków e-mailowych, które pozwalają oszczędzić czas, poprawić życie i wydajność. Więc czytaj dalej, bo ta fatalna skrzynka odbiorcza czeka. Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak najlepiej wykorzystać 6,3 godziny, nie przegap 15 e-maili firmowych typu Cold Open Business, które Cię wyróżniają .
1 Masowe anulowanie subskrypcji.
Shutterstock
To dobry zakład, że Twoja skrzynka odbiorcza jest tak zagracona jak w akademiku dla seniorów podczas finałów. To również dobry zakład, że większość tego bałaganu wynika z codziennych lub cotygodniowych e-maili od sprzedawców detalicznych, organizacji i innych biuletynów, które być może były rejestrowane przez lata. Używając Unroll.me , możesz wyśledzić wszystkie listy, na których jesteś - i wypisać się z tych, z których nie chcesz już otrzymywać informacji. W rzeczywistości, jeden Najlepsze życie edytor był w stanie użyć Unroll.me, aby wskazać aż 135 subskrypcji. Ile się pojawisz? A bez ilu możesz się obejść?
2 Włącz skróty klawiaturowe.
Shutterstock
Wszyscy znamy podstawowe skróty klawiaturowe. (Komenda- DO : Zaznacz wszystko. Komenda- do : Kopiuj. Komenda- P. : wklej. Itd.) Ale użytkownicy Gmaila mają możliwość włączenia zaawansowanego zestawu skrótów. Najpierw przejdź do ustawienia . Kliknij na generał patka. Mniej więcej w połowie zobaczysz plik Skróty klawiszowe opcja, domyślnie wyłączona. Włącz go, a uzyskasz dostęp do tych łatwych naciśnięć klawiszy:
- do : rozpocznij nową wiadomość
- Zmiana- do : rozpocznij nową wiadomość w nowym oknie
- re : rozpocznij nową wiadomość w nowej karcie
- fa : przekazanie wiadomości
- #: usuń wiadomość
- Zmiana- ja : oznacz wiadomość jako przeczytaną
- Zmiana- U : oznacz wiadomość jako nieprzeczytaną
- Komenda- S : zapisz wiadomość
3 A następnie zautomatyzuj je.
Shutterstock
Jeśli nie możesz zapamiętać tego kompendium skrótów klawiaturowych, Keyrocket, wtyczka Google Chrome przypomni Ci o wpisaniu. (Oczywiście nieinwazyjnie). Aby uzyskać więcej sposobów na zwiększenie wydajności, zapoznaj się z 15 sposobów na podwojenie wydajności w czasie o połowę krótszym.
4 Używaj hashtagów.
Tak, naprawdę, podstawowe narzędzie organizacyjne mediów społecznościowych działa również w przypadku poczty e-mail. Dodaj jeden lub dwa hashtagi na końcu podpisu - część wiadomości e-mail, która jest zwykle ucięta, aby odbiorcy nie widzieli ani nie oceniali Twojego tagu „#workhardplayhard” - aby ułatwić wyszukiwanie. Po prostu wpisz hashtag w polu wyszukiwania u góry skrzynki odbiorczej, a wyświetlisz każdy zakodowany w nim e-mail.
5 Włącz opcję „unsend”.
Shutterstock
Wszyscy tam byliśmy: przygotowujesz wiadomość e-mail, wysyłasz ją do eteru i od razu zdajesz sobie sprawę, o nie, ta wiadomość nie była gotowa do wysłania. Okazuje się, że możesz przywrócić swoje wiadomości znad krawędzi, instalując przydatne opóźnienie. Na przykład w Gmailu przejdź pod ustawienia , następnie generał . Znajdziesz plik przycisk cofania jako piąta opcja. Włącz to. Możesz wybrać z rozwijanego menu 10-sekundowe odstępy czasu, które określą, ile czasu masz, zanim Twoja wiadomość zostanie wysłana na dobre.
6 Ustaw tę funkcję na 10 sekund.
Shutterstock
Wskazówka: jeśli używasz poczty e-mail jako de facto usługi komunikatora internetowego, zalecamy ustawienie przycisk cofania do 10 sekund. Dzięki temu Twoje odpowiedzi nie zostaną wysłane z pół minutowym opóźnieniem. Nie, 30 sekund nie wydaje się dużo, ale powiedzmy to w ten sposób: jeśli wybrana przez Ciebie usługa komunikatora (Slack, GChat, Facebook Messenger - nieważne!) Przetrzymuje każdą wychodzącą wiadomość przez tak długi czas, Twoje kontakty szybko się zirytowały.
7 Lub po prostu wypełnij pole „do” jako ostatnie.
Shutterstock
To dobry zwyczaj, ludzie. (Zobacz poprzednie dwa slajdy).
8 Użyj tego podpisu.
Shutterstock
„W przypadku wiadomości e-mail rozpoczynającej się pozdrowieniem„ cześć ”lub„ cześć ”zakończenie, na przykład„ najlepsze ”, byłoby spójne” - mówi Patricia Napier-Fitzpatrick , założyciel i prezes The Etiquette School of New York . „Najlepsze”, choć nadużywane, jest ogólnie jednym z najbezpieczniejszych zamknięć, ponieważ jest nieszkodliwe i uniwersalne ”. Zgadza się: pomimo szalonego nadużywania, „Best” jest Najlepszy sposób na podpisywanie e-maili.
9 I ten podpis e-mailowy.
Shutterstock
Przynajmniej podczas podróży zechcesz zrezygnować z irytujących, uroczych zwrotów („Proszę wybaczyć wszelkie literówki”. Wysłane z mojego procesora o mocy 1,21 gigawata. ”„ Wysłane z mojego iPhone'a - przed drukowaniem należy wziąć pod uwagę środowisko . ”) zamiast czegoś prostego, eleganckiego, bezpośredniego:„ Wysłane z drogi ”. Według Ben dattner , trener kadry kierowniczej, sprawdza wszystkie te pola, jednocześnie wywołując klimat Kerouaca. Nic dziwnego, że tak Jeden podpis na smartfonie z e-mailem, który każdy powinien mieć.
10 I ta wiadomość o nieobecności w biurze.
Według Jane Scudder , profesor ze szkoły biznesu Loyala University Chicago, kiedy wypełniasz wiadomość o nieobecności w biurze, oto format, który powinieneś wyskoczyć:
Dziękuję za Twój e-mail. Jestem OOO od wtorku 12 czerwca do piątku 15 czerwca bez dostępu do poczty elektronicznej. Jeśli jest to pilne, skontaktuj się z [OSOBĄ, KTÓREJ JEST PONIŻEJ W ŁAŃCUCHU DOWODZENIA - lub, jeśli masz taką osobę, NAZWISKO TWOJEGO ASYSTENTA KAWUJĄCEGO] pod adresem [ICH ADRES E-MAIL]. W przeciwnym razie odpowiem na wszystkie wiadomości, gdy wrócę .
Aby uzyskać szczegółowe informacje, np. Czy zakończyć wiadomość ostatniego dnia, czy pierwszego dnia po powrocie - albo podać numer telefonu - wystarczy skonsultować się nasz szczerze zbyt obszerny przewodnik w tej sprawie.
11 Zmień gęstość wyświetlania.
Użytkownicy Gmaila mogą wybierać spośród trzech różnych gęstości wyświetlania swojej skrzynki odbiorczej: wygodny, przytulny i kompaktowy. Gęstość wyświetlania nie ma większego wpływu na to, ile odstępów istnieje między każdą wiadomością na ekranie skrzynki odbiorczej. To niewiele więcej niż kwestia preferencji, ale pomyśl o tym w kategoriach pracy semestralnej. Wygodne jest jak odstępy z podwójną podszewką, gdzie przytulny jest odstępem z pojedynczą linią, a kompaktowy jest podobny do odstępu półpodszewkowego.
12 Nie zapomnij zarchiwizować.
Shutterstock
Możesz wyeliminować wiadomości e-mail ze skrzynki odbiorczej bez konieczności całkowitego usuwania ich z istnienia za pośrednictwem folderu kosza. Dzięki „archiwizacji” poszczególnych wiadomości, zostaną one natychmiast ukryte w Twojej skrzynce odbiorczej i we wszystkich folderach. Ale jeśli to konieczne, nadal możesz je wyśledzić za pomocą funkcji wyszukiwania. W Gmailu możesz błyskawicznie archiwizować wiadomości po ich otwarciu, klikając mały znak „x” widoczny obok wiersza tematu.
13 Przestrzegaj zasady dwóch minut.
Shutterstock
Zasada dwóch minut, wspierana przez wszystkich ekspertów od produktywności, to niezawodny sposób na radzenie sobie ze stresem związanym z e-mailami. Oto jak to działa: jeśli możesz odpowiedzieć na wiadomość e-mail i zapomnieć o niej w ciągu dwóch minut lub krócej, zajmij się nią od razu. Jeśli nie, odrzuć to na później.
14 Połącz swoje odpowiedzi e-mailem.
Aby skrócić czas spędzany przyklejony do ekranu, pochłonięty odrętwiającą umysł wymianą informacji, określ pory dnia jako okresy „odpowiadania na e-maile”. (Może to godzina rano i 90 minut po południu. Może trzy godziny po obiedzie. Cokolwiek zadziała!) Następnie odpowiadaj na e-maile tylko w tych ramach czasowych - i nigdy poza nimi.
15 Ogranicz e-maile do 140 znaków.
Tak, zupełnie jak tweet (lub przynajmniej tweet sprzed 280 rewolucji). Tak jak Andrew Torba , dyrektor generalny sieci społecznościowej Gab, doradzał w mediach Poczta , najlepiej, aby e-maile były jak najkrótsze. „Chciałbym pomóc Ci rozwiązać problem X. Zrobiłem Y, a Z zasugerował połączenie. Czy możesz rozmawiać? Nie ma żadnej potrzeby ukwieconych pozdrowień.
duchowe znaczenie białego motyla
16 Ustaw załączniki do automatycznego pobierania.
Shutterstock
Jeśli to, to tamto (IFTTT) , aplikacja optymalizująca pocztę e-mail, może pomóc Ci w ustawieniu określonego „języka”, że tak powiem, który wyeliminuje kilka haseł typu pośrednika. Na przykład: jeśli przychodząca wiadomość e-mail zawiera załącznik, IFTTT automatycznie pobierze go na Dysk Google.
17 Nie odpowiadaj na e-maile po godzinach.
Nie jest tajemnicą, że Amerykanie są przepracowani - a jak ujawniło badanie firmy Adobe, większość tego przepracowania wynika z częstego wysyłania e-maili. Dlatego na początku tego roku członkowie rady miasta Nowy Jork przedstawili ustawę, która zabrania firmom wymagania od pracowników sprawdzania poczty e-mail po godzinach pracy. (Inspiracją jest obecnie obowiązujące we Francji prawo, zgodnie z którym firmy zatrudniające ponad 50 pracowników muszą ustalić surowe wytyczne dotyczące pracy po godzinach, w przeciwnym razie grożą im kary finansowe).
Aby odkryć więcej niesamowitych sekretów, jak żyć jak najlepiej, Kliknij tutaj aby zapisać się do naszego DARMOWEGO codziennego biuletynu!
